Een goed hulpmiddel om planmatig te werken is de Plan Do Check Act-cyclus (PDCA). Dit betekent dat je begint met het maken van een goed doordacht plan (P). Dat plan voer je vervolgens uit (D) waarbij je de uitvoering en resultaten monitort en evalueert (C). Zo zie je wat goed gaat en wat niet en kun je zo nodig bijstellen (A). Evalueren en bijstellen gebeuren hierin doorlopend.
Plan
Er is voldoende tijd en aandacht nodig voor de plan-fase waarin je de implementatie voorbereid. Eerst moet duidelijk zijn wat het doel of de beoogde uitkomst is van de implementatie. Bedenk goed wat je wilt bereiken, wanneer en bij wie. Ga ook na welke doelgroepen je nodig hebt om je doel te bereiken.
Ten tweede breng je in de Plan-fase de belangrijkste factoren in kaart die de implementatie beïnvloeden. En ten slotte kies je implementatiestrategieën en activiteiten die aansluiten bij deze factoren waardoor het implementatieproces naar verwachting soepeler zal verlopen.
Do
Na de Plan-fase ga je het implementatieplan daadwerkelijk uitvoeren (Do). Hierbij kan het verstandig zijn om op kleine schaal te beginnen met een beperkte groep gemotiveerde gebruikers, teams of organisaties. Dit geeft je de kans om je implementatieplan en de interventie te testen op geschiktheid en haalbaarheid. Op basis van de ervaringen kun je dan bijstellen.
Check
Tijdens en na de uitvoering van de interventie monitor en evalueer je het implementatieproces. Zo kun je snel en adequaat inspringen en bijsturen wanneer dat nodig is. Door te evalueren bepaal je de waarde van de interventie. Je vergelijkt het resultaat met het vooraf gestelde doel, gaat na hoe succesvol een interventie was en vooral ook waarom. Daarom is het belangrijk om vooraf een evaluatieplan te maken. Daarin staat wat je gaat evalueren, welke vragen je wilt beantwoorden, welke informatie je daarvoor nodig hebt en hoe je die informatie gaat verzamelen.
Act
Gebruik de bevindingen van je monitoring en evaluatie om de uitvoering van je interventie en het implementatieproces te verbeteren indien nodig. Monitoring en evaluatie alleen is niet voldoende, de implementatie verbetert alleen als je ook iets doet met de bevindingen ervan.